Parabéns pela conquista do novo cliente! A troca de contador é um procedimento comum, mas que exige atenção aos prazos e detalhes burocráticos para garantir uma transição segura. A informação passada pela contabilidade anterior está parcialmente correta: a obrigação de atualizar quem é o novo responsável técnico perante o fisco é sua (junto com o cliente), mas não há necessidade de alterar o Contrato Social na Junta Comercial. A troca de contador é um ato estritamente cadastral.
Abaixo está o passo a passo detalhado de como proceder na cidade de São Paulo/SP:
1. Quais órgãos precisam ser informados?
A atualização do contador responsável é feita de forma unificada para as esferas Federal e Estadual, restando apenas o município e os sistemas de emissão de notas:
- Receita Federal (CNPJ) e Secretaria da Fazenda de SP (SEFAZ-SP / CADESP): A comunicação é feita de forma integrada. Ao atualizar a Receita Federal, os dados do novo contabilista são replicados automaticamente para o cadastro do Estado de São Paulo.
- Prefeitura de São Paulo: Você deve acessar o sistema do CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários) via Portal DUC (Demonstrativo Unificado do Contribuinte) com a senha web ou certificado digital do cliente para vincular o seu CPF/CNPJ como contador responsável pela empresa.
- Junta Comercial (JUCESP): Não é necessário fazer alteração contratual nem informar a JUCESP. O contador não faz parte das cláusulas do Contrato Social (a menos que seja um caso raríssimo e desnecessário).
2. Procedimento passo a passo para formalizar a troca
O processo de migração deve seguir as etapas abaixo para que você não assuma erros do passado:
1. Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica: Elabore este documento detalhando a situação fiscal e contábil em que a empresa está sendo entregue. Nele deve constar até qual competência o contador antigo responde e a partir de qual você assume. Ambos os contadores e o cliente assinam.
2. Protocolo do DBE (Documento Básico de Entrada):
1. Acesse o portal do Coletor Nacional da Redesim.
2. Selecione a opção de Alteração Cadastral.
3. Utilize o Evento 232 (Alteração do Contabilista ou da Empresa de Contabilidade).
4. Preencha com os seus dados (CPF/CNPJ, número do seu CRC-SP).
5. Assine o DBE com o certificado digital da empresa do cliente ou por procuração eletrônica. O deferimento costuma ser automático e atualiza o CNPJ e o CADESP (Posto Fiscal de SP) ao mesmo tempo.
3. Procurações Eletrônicas: Solicite ou emita as procurações para o seu certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) nos seguintes portais:
1. e-CAC (Receita Federal).
2. Posto Fiscal Eletrônico (Sefaz-SP) para a Inscrição Estadual (essencial para o Lucro Presumido se for comércio).
3. Conectividade Social ICP (Caixa) para a transmissão de FGTS/GFIP/eSocial.
Preciso comunicar algo ao CRC-SP?Não há uma obrigação de homologar ou enviar o termo de transferência ao CRC-SP de forma ativa.
A antiga Resolução CRC-SP nº 1.040/2009, que exigia a comunicação obrigatória ao conselho regional, foi revogada. Atualmente, vigora a Resolução CFC nº 1.590/2020. Sob as regras atuais, as condições da transição de responsabilidade técnica devem ser formalizadas diretamente no seu contrato de prestação de serviços com o cliente e no distrato/termo de transferência mantido guardado em seus arquivos. Esse documento servirá de prova jurídica e ética caso ocorra uma fiscalização futura do CRC ou eventuais problemas com o fisco sobre períodos passados.
Resumo de Cuidados Especiais (Simples vs. Lucro Presumido)Acessos e Senhas: Peça ao cliente ou ao antigo contador o código de acesso do Simples Nacional e verifique se a empresa possui alguma pendência de parcelamento ativa.Sped / Escrituração: Para o cliente de Lucro Presumido, garanta que a contabilidade anterior forneça a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) assinadas ou os arquivos validados do ano anterior para que você possa dar continuidade aos saldos contábeis sem quebrar a consistência dos dados.
Para te ajudar a estruturar o início dessa nova parceria, eis a dica já possui um modelo padrão de Contrato de Prestação de Serviços adequado às exigências da Resolução CFC nº 1.590/2020,
